Fehlende Unterlagen sind der häufigste Grund, warum sich Wohnungsverkäufe verzögern — und der unnötigste. Fast jedes Dokument lässt sich beschaffen, meist günstig und in wenigen Tagen. Diese Checkliste zeigt, was Sie brauchen, woher es kommt und was es kostet.
Die Übersicht
| Dokument | Woher? | Kosten (ca.) |
|---|---|---|
| Grundbuchauszug (aktuell, ≤ 3 Monate) | Grundbuchamt beim Amtsgericht | 10 € (beglaubigt 20 €) |
| Teilungserklärung + Aufteilungsplan | Hausverwaltung, Notar oder Grundakte | 0–30 € |
| Gemeinschaftsordnung | meist Teil der Teilungserklärung | — |
| Protokolle der letzten 3 Eigentümerversammlungen | Hausverwaltung | meist kostenlos |
| Hausgeldabrechnungen (3 Jahre) + Wirtschaftsplan | Hausverwaltung | meist kostenlos |
| Stand der Erhaltungsrücklage | Hausverwaltung | meist kostenlos |
| Energieausweis (Pflicht!) | Verwaltung oder Energieberater | 0–500 € |
| Grundriss / Wohnflächenberechnung | eigene Unterlagen, Verwaltung, Bauamt | 0–50 € |
| Bei vermieteter Wohnung: Mietvertrag + Nebenkostenabrechnungen | eigene Unterlagen | — |
| Bei geerbter Wohnung: Erbschein oder notarielles Testament + Eröffnungsniederschrift | Nachlassgericht | wertabhängig |
Der Notar selbst braucht für den Vertragsentwurf nur wenig (im Wesentlichen Grundbuchdaten und Personalien) — die meisten Dokumente dienen dem Käufer zur Prüfung. Ein Käufer, der Unterlagen sehen will, ist übrigens ein gutes Zeichen: Er prüft, statt zu drängen.
Grundbuchauszug und Teilungserklärung
Den Grundbuchauszug bekommen Sie als Eigentümer beim Grundbuchamt Ihres Amtsgerichts — persönlich, schriftlich oder in Bayern auch online über das BayernPortal (mit BayernID). Er kostet 10 €, beglaubigt 20 €. Vorsicht vor Drittanbieter-Portalen im Netz, die dasselbe für 30–60 € „vermitteln" — das ist derselbe Auszug zum dreifachen Preis.
Die Teilungserklärung definiert, was genau Ihnen gehört (Wohnung, Kellerabteil, Sondernutzungsrechte). Wenn Sie sie nicht mehr finden: Zuerst die Hausverwaltung fragen, dann den damaligen Notar — und zur Not liegt sie in der Grundakte beim Grundbuchamt, aus der Sie als Eigentümer Kopien erhalten. „Verloren" ist hier nie ein Problem, nur ein Behördengang.
Die WEG-Unterlagen von der Hausverwaltung
Protokolle, Abrechnungen, Wirtschaftsplan und Rücklagenstand zeigen dem Käufer, wie es der Eigentümergemeinschaft geht: Sind Sanierungen beschlossen? Gibt es Sonderumlagen? Wie hoch ist die Rücklage? Sie haben als Eigentümer Anspruch auf diese Unterlagen; die Verwaltung stellt sie meist formlos per E-Mail zusammen. Tipp: Fragen Sie gleich zu Beginn an — Verwaltungen brauchen manchmal ein bis zwei Wochen.
Energieausweis: gesetzliche Pflicht, keine Formalie
Der Energieausweis ist beim Verkauf gesetzlich vorgeschrieben (Gebäudeenergiegesetz):
- Er muss Interessenten spätestens bei der Besichtigung unaufgefordert vorgelegt und nach Vertragsschluss übergeben werden (§ 80 GEG).
- Schon in der Immobilienanzeige müssen die Energiekennwerte stehen (§ 87 GEG) — auch bei privaten Inseraten.
- Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeld bis 10.000 € (§ 108 GEG).
- Ein Ausweis gilt zehn Jahre.
Für eine Eigentumswohnung gilt der Ausweis immer für das ganze Gebäude — er liegt daher oft schon bei der Hausverwaltung, fragen Sie zuerst dort. Bei Mehrfamilienhäusern ab fünf Wohnungen genügt in der Regel der günstige Verbrauchsausweis (ca. 70–100 €); nur kleine Gebäude mit Bauantrag vor November 1977 und ohne Modernisierung brauchen den teureren Bedarfsausweis (300–500 €). Echte Ausnahmen von der Pflicht sind selten — im Wesentlichen Baudenkmäler und Kleinstgebäude unter 50 m² Gebäude-Nutzfläche; eine normale 45-m²-Wohnung im Mehrfamilienhaus braucht also trotzdem einen (Gebäude-)Ausweis.
Zusatz bei vermieteter und geerbter Wohnung
Vermietet: Der Käufer tritt in den Mietvertrag ein — er braucht Mietvertrag samt Nachträgen, die letzten Nebenkostenabrechnungen und den Kautionsnachweis. Hintergründe im Beitrag Vermietete Wohnung verkaufen.
Geerbt: Zusätzlich ist der Erbnachweis nötig — Erbschein oder notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift. Was das Grundbuchamt akzeptiert und warum Sie vor dem Verkauf nicht zwingend umschreiben müssen, steht im Beitrag Wohnung geerbt.
Häufige Fragen
Was, wenn ich den alten Kaufvertrag nicht mehr habe?
Nicht schlimm: Der beurkundende Notar (bzw. sein Amtsnachfolger) verwahrt die Urkunde und stellt Ihnen eine Abschrift aus. Das Datum des alten Kaufvertrags ist übrigens auch für die Spekulationsfrist wichtig.
Brauche ich ein Wertgutachten?
Pflicht ist es nicht. Eine neutrale Werteinschätzung (Gutachter, Bank) kann sich aber lohnen — als Verhandlungsgrundlage und als Zweitmeinung zu jedem Angebot, auch zu meinem.
Wie aktuell muss der Grundbuchauszug sein?
Käufer und Banken erwarten üblicherweise einen Auszug, der nicht älter als drei Monate ist. Der Notar ruft zur Beurkundung ohnehin den aktuellen Stand elektronisch ab.
Muss ich alle Unterlagen haben, bevor ich Kontakt zu einem Käufer aufnehme?
Nein — für ein erstes Gespräch genügen Ort, Größe und Zustand. Bei mir gilt: Fehlende Unterlagen sind kein Hindernis, ich helfe bei der Beschaffung. Wie der Verkauf danach abläuft, steht im Beitrag Wohnung ohne Makler verkaufen.